貸し会議室で発生しやすいトラブルと対策

貸し会議室を利用する際に発生しやすい代表的な4つのトラブルとその対策について情報提供します。
貸し会議室を利用するときの参考してください。

 

1つ目は「貸し会議室の場所がわからない」というトラブルです。
最寄り駅や目印になるものがない立地の貸し会議室の場合や、遠方からの参加者が多い会議などの場合に発生します。
誰にでも分かりやすい交通アクセスや案内地図を事前に参加者に連絡しておくことが必要です。

 

 

 

2つ目は「写真やサービスがホームページと違う」というトラブルです。
インターネットや電話のやり取りだけで貸し会議室を利用した場合などに発生します。

 

アクセスや備品の確認も兼ねて、事前に貸し会議室を訪問して打合せをしなければなりません。
この手間を惜しんではトラブルのもとになります。

 

3つ目は「備え付けの備品がうまく使えない」というトラブルです。
貸し会議室ではマイクやスピーカー・スクリーンやプロジェクター・パソコンなどさまざまな備品を使用します。

 

初めて使用する場合はうまく使えないといったことが発生しがちです。
備え付けの備品の使用方法についても事前に訪問して動作確認し、とスムーズに使用できるようしておくことが重要です。

 

4つ目は「利用会社や参加者宛ての電話が、貸し会議室会社に掛かってくる」というトラブルです。
会議室を利用している間は電話の取次ぎをしない貸し会議室会社が大半です。

 

会議や研修中の電話は進行の妨げになりますのでむしろそれが当たり前と考えておきましょう。
電話取次ぎをしないことを事前に参加者へも周知するとともに、緊急連絡先として事務局の携帯番号を知らせておくことをおすすめします。


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