貸し会議室予約後の事務局課題

会議や研修会などで利用する貸し会議室を選んでも、事務局の仕事としては緒に就いたばかりのステップです。
これから処理しなければならない重要な課題(仕事)がありますので、このサイトではそれについて情報提供します。
事務局を担当する方の参考になれば幸いです。

 

まずやらなければならないことは「予約した貸し会議室を訪問すること」です。
これには会場へのアクセスを確認する(目印になるものを見つけることも必要)・予約内容の最終調整・備品類やエアコンや
照明などの機器類の操作法習得などの大切な目的があり、直接訪問しなければ解決しません。

 

なお貸し会議室によって取り扱いの違う「準備や片付け時間は利用時間に含まれるのか否か
会議中の電話の取り扱い方・会場準備や備品セッティング、受付などを会議室側が行うのか利用者側が行うのか
何時に事務局が行けばいいのか」といった点についても最終確認しておきます。

 

貸し会議室訪問が終われば参加対象者へ情報が揃いますから、この段階で案内文書の作成をします。
この案内文書には会議や研修などの案内以外に必ず記載しておかなければならない事項は、
会場までの交通および道路アクセス(特に遠方からの参加者が多い場合は必須)
参加に当たっての注意事項(持ち込み禁止のものや喫煙に関する事項など)
事務局への連絡先(緊急連絡先として事務局の携帯電話番号)などです。

 

これらを省略しているとさまざまなトラブルの原因になります。
当日、事務局は貸し会議室との打ち合わせに従って出向きます。

 

プログラム進行中にコーヒーサービスなどを予約している場合は、時間前に予定時間に
サービスが行われるかどうかを確認しなければなりません。

 

また休憩時間などに別室に迷惑がかからないような配慮や、喫煙に関するマナーにも気を遣わなければなりません。
閉会後の片付けや清掃など、事前打合せに従って処理して事務局の仕事が完了します。

 

 


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