貸し会議室選びのポイント

貸し会議室選びの際には押さえておきたいさまざまなポイントがあります。
しかしそれらのポイントのすべてを満足させてくれるような貸し会議室はまずありません。
そのことから最終的には、利用者にとって優先順位の高いポイントを満たす貸し会議室を選ぶことが必要になります。

 

特に東京で優先順位の高い貸し会議室とはどんなところでしょう?

 

貸し会議室を選びのポイントは次のとおりです。
1つ目のポイントは「運営母体」です。地域住民だけが参加するイベントや集いは自治体が運営する貸し会議室、ちょっとぜいたくな食事つきの趣味の会はホテルの貸し会議室といったように、運営母体によって特長が異なりますので、運営母体を考えることは重要なポイントです。

 

2つ目のポイントは「定員数(会場規模)」です。広すぎる会議室は費用のムダです。参加人数に見合った貸し会議室を選びたいものです。
3つ目のポイントは「立地とアクセス」です。遠方からのゲストの多い会議やイベントなどでは、空港からのアクセスの良い場所や近くに最寄り駅のある立地の貸し会議室が参加者には好都合です。

 

4つ目のポイントは「設備・備品」です。
利用する目的に必要な設備や備品が備わっているか否かとともに、足りない備品は持ち込めるかレンタルかを確認する必要があります。

 

5つ目のポイントは「利用時間と延長時間」です。
準備や片付けが利用時間に含まれているか否かで、実質的な会議や研修に使える時間が違ってきます。

 

また時間の延長ができるかどうかも、プログラム進行に影響を与えます。
足りない備品は持ち込めるかレンタルかを確認する必要があります。
椅子や机のセッティング・備品のレンタル・参加者の誘導や案内・会議室内での飲食の可否・お茶やコーヒーサービスの
有無などについての事前確認も大切なポイントです。

貸し会議室利用の際の禁止行為

貸し会議室の利用には多くのメリットがありますが、実際の利用に当たってはいくつか注意しなければならないことがあります。
それらはいわば常識的なことですから、一般的なマナーを守って使用すれば特に違反行為として問題になるようなことはありません。

 

しかし禁止されている行為を行った場合には違約金を請求されたり
利用中止を求められたりすることがありますから、貸し会議室を利用する前には「利用規約」を十分に確認しておかなければなりません。

 

以下に、代表的な禁止行為を列挙しておきましょう。
・定員以上で会議室を利用する行為 :利用人数に厳しい貸し会議室会社では、
定員以内であっても申込み時に届け出た人数を超える場合には入室を断わることがあるようですから事前に確認しておきたいものです。

 

・利用している会議室の外や他の会議室に迷惑のかかるような大きな音や声を出す行為 :
特に楽器類の持ち込みや使用を禁止している貸し会議室は多いようです。

 

・利用時間外の準備や片付けの行為:
利用時間を「準備や片付けを含め、当該会議室を使用している全ての時間」として運営している貸し会議室会社が一般的です。

 

・不特定多数を対象にした商品の販売行為:常時定員以内の人数であっても、
不特定多数が入れ替わりながら商品購入のために会議室を出入りするような行為は認められていないのです。

 

以上のような行為以外にも、「会議室利用の権利を第三者に譲渡や転貸する行為・危険物や腐敗物、
重量物などを持ち込む行為・飲食物を持ち込む行為」なども禁止されています。

 

 

更新履歴


このページの先頭へ戻る